Aufbewahrungsfristen für Steuerunterlagen nach AO und HGB
Die Aufbewahrung von Steuerunterlagen ist wichtig für den Nachweis gegenüber dem Finanzamt und interne Prozesse. Die gesetzlichen Grundlagen sind in der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt.
Bisherige Fristen
- 10 Jahre: Handelsbücher, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege.
- 6 Jahre: Handels- und Geschäftsbriefe.
Neuregelungen Oktober 2024
- Kürzere Fristen: Ab 2024 gilt eine allgemeine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren für Unterlagen, die für steuerliche Zwecke relevant sind (§ 147 Abs. 3 AO). Dies umfasst sowohl digitale als auch gedruckte Dokumente.
- Erleichterte Archivierung: Die Gesetzesänderungen betonen die Möglichkeiten der digitalen Archivierung. Unternehmen können ihre Unterlagen nun vollständig elektronisch aufbewahren, solange die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen) eingehalten werden. Dies spart Platz, erleichtert die Suche und minimiert Kosten.
- KMU-Vorteile: Besonders für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) wurden die Vorschriften gelockert. Durch die neuen Regelungen können KMU bestimmte Unterlagen früher vernichten, sofern diese nicht mehr für steuerliche oder rechtliche Zwecke benötigt werden. Zudem wird die Digitalisierung förderlich anerkannt, was die Prozesse effizienter macht und Ressourcen schont.
Konsequenzen
Fehlende Unterlagen führen zu steuerlichen und rechtlichen Nachteilen.
Praxistipps
- Nutzen Sie digitale Lösungen, um Speicherplatz zu sparen und Unterlagen schnell verfügbar zu machen.
- Behalten Sie die neuen Fristen im Blick, um Fristverstöße zu vermeiden.
- Prüfen Sie vor der Vernichtung, ob Unterlagen noch benötigt werden.
Fazit
Die neuen Regelungen von 2024 modernisieren die Aufbewahrungspflichten erheblich. Die erleichterte Archivierung und die Vorteile für KMU bieten Unternehmen die Möglichkeit, ihre Prozesse effizienter zu gestalten, Kosten zu sparen und gleichzeitig rechtliche Sicherheit zu gewährleisten.